5. INVENTURNI BROJ UZ KOMAD ILI UZ SREDSTVO?
ŠTO?
Unos velikog broja komada nekog sredstva, kao i njihov razmještaj po lokacijama je bio naporna zadaća. To je ovdje trebalo izbjeći racionalnijim pristupom, izmjenom osnovne postavke – Što je Inventurni broj?
KAKO?
Poznat nam je pristup koji se najčešće koristi i sastoji se od dvije razine:
§ Osnovno sredstvo je određeno jedinstvenom Šifrom Osnovnog sredstva,
§ Svaki komad je određenog Osnovnog sredstva je određen inventurnim brojem pridodanim Šifri Osnovnog sredstva.
Ako se sredstvo nabavljeno jednom ulazom sastoji od većeg broja jedinica mjere (komada) - kao što su klupe, stolice, tipkovnice ili ormari - te smo sigurni da neće doći do povećanja vrijednosti (investiciono održavanje), tada je to jedno sredstvo, jedan inventurni broj koji se sastoji od više istovrsnih komada (jedinica mjere).
Ukoliko pak, pojedine jedinice sredstva mogu mijenjati vrijednost neovisno jedna od druge (računala, automobili, frižideri) svaka od njih je poseban inventurni broj.
T
To znači da je 50 stolica nabavljeno u jednoj turi jedan inventurni broj (Inventurni broj = 123, Br.komada = 50) a dva istovremeno nabavljena računala su dva inventurna broja( Inventurni broj 124 te Inventurni broj 125)[3].
Jedini kriterij za odrediti hoće li više sredstava biti u okviru jednog inventurnog broja je odgovor na pitanje:
Može li se dogoditi da se nekome od ovih sredstava u nekom trenutku promijeni vrijednost investicionim održavanjem, a drugome se ne promjeni, ili se promjeni s različitom vrijednošću? Ukoliko je to slučaj, svako sredstvo (kopiranjem) unosimo kao poseban Inventurni broj. U protivnom unosimo jedan Inventurni broj koji se sastoji od više komada.
ZAŠTO?
Ovim pristupom smo smanjili količini unosa i pojednostavili proces raspoređivanja sredstava. Isti je logičniji i pregledniji.
6. ISPRAVAK PREUZETIH PODATAKA
ŠTO?
Neovisno o pogreškama i nekompletnosti ulaznih podataka, moramo ih preuzeti što je moguće više, te omogućiti njihovo naknadno jednostavno uređivanje. To nam je vrlo važan zadatak, jer će bez toga, u mnogim školama biti potrebno nanovo ručno unositi sva osnovna sredstva, i pitanje je, hoće li obzirom na potrebnu količinu posla i poteškoće pri sređivanju ovo ikada biti provedeno.
KAKO?
Program preuzima sve podatke, ne kontrolirajući nelogičnosti između nabavne i sadašnje vrijednosti te upisanih datuma ili količine. Bitno je otvoriti mogućnost njihovog jednostavnog ispravka.
Konta koja su izvorno pridružena sredstvu se ne preuzimaju, jer će se sredstvu pridružiti povezivanjem s Amortizacijskom skupinom. Pretpostavlja se da treba izvršiti inventuru i po istoj nanovo rasporediti sredstva (što je: čas posla).
Ispravak se odvija na način da se prelazi s jednog na naredno sredstvo ili zadržavaju ili brišu početni podaci, te na njihovo mjesto upisuju novi.
Ovo je početno stanje jednog Inventurnog broja 5 (podržavam novu terminologiju) koji je preuzet iz ranije dobivene baze podataka. Formirana su dva dokumenta:
1. Nabava za 76 komada u ukupnom iznosu od 347,00 Kn,
2. Amortizacija 76 komada u ukupnom iznosu od 344,10 Kn.
Ova dva dokumenta stavljaju u financijsku ravnotežu vrijednosti Inventurnog broja 5 prikazane u početnom stanju (crveno označena polja).
Nakon kliktanja na Brisanje početnog stanja očistili smo unos u poljima vrijednosti i količine. Važno je uočiti da su ovim poništene i dvije temeljnice u donjem dijelu. Upisom novih vrijednosti će se ove dvije temeljnice nanovo generirati[4].
Mijenjamo datume i upisujemo nove vrijednosti i potvrđujemo.
Evo rezultata;
Sada je na redu raspored. Rasporediti ćemo ovih 68 sredstava u 6 prostora po 10 a ostatak u sedmi prostor. Da bi isto prikazali otvorili smo dodatne lokacije.
Odabiremo 10 komada koji idu u Ured ravnatelja.
Sada 10 klupa guramo u ZBORNICU.
Ponovo se postavljamo na NEIDENTIFICIRANO. Odabrati ćemo: KABINET STRANOG JEZIKA. Klikom na Prebaci dio, otvoriti će nam se prozor izbora broja komada. Odabrati ćemo 10. Potvrditi. Uvijek je s lijeve strane: NEIDENTIFICIRANO a s desne strane sljedeće sredstvo za raspored. I tako do kraja.
Jedina je razlika što smo na kraju, na zadnjoj lokaciji mogli prebaciti svega 8 komada. Jasno da možemo ići s bilo koje lokacije na neku drugu, i na taj način ispravljati eventualne pogreške.
ZAŠTO?
Ne može se očekivati ispravnost knjigovodstva O.S. a ukoliko nam je mučno započeti rad jer se izgubimo, ne znamo gdje smo pogriješili, proces nam nije jasan, van kontrole je i slično. Sređivanje početnog stanja na razumljiv i jednostavan način je preduvjet daljeg urednog praćenja O.S.-a.
7. RASPORED SREDSTAVA PO LOKACIJAMA
ŠTO?
Gospodarenje sredstvima je neefikasno ukoliko nije omogućeno njihovo kvalitetno praćenje Vrlo je važno da program osigura podršku praćenju sredstava po lokacijama i po odgovornim (zaduženim) osobama[1].
KAKO?
Otvaranjem svakog novog (ili preuzetog) sredstva, odaberemo: Razmještaj sredstava. Otvaraju se dvije kolone. U lijevoj je broj komada neraspoređenih sredstava, a u desnoj ponuda lokacija na koje možemo rasporediti sredstvo – odnosno svih raspoloživih lokacija[2].
U lijevoj koloni su prikazane samo one lokacije na kojima je već raspoređeno naše sredstvo (to je sada samo jedna). Odabiremo lokaciju u desnoj koloni, na koju možemo prebaciti sve, ili samo dio od neraspoređenih 10 komada našeg sredstva. Odabirom: Prebaci dio, otvara nam se prozor za unos količine koju želimo prebaciti. U polje Količina smo upisali tri komada (jer nam se toliko hoće) i potvrdili izbor.
Rezultat je na donjoj slici. S lijeve strane vidimo popis svih lokacija na kojima je raspoređeno naše sredstvo. Isto više nije samo na lokaciji: Neraspoređeno već i na: Kabinet fizike (3 kom). S desne strane je nanovo ponuda svih raspoloživih lokacija.
Sada možemo nanovo raspoređivati s lijeve na desnu stranu nešto od 7 neraspoređenih komada, ili pak 3 komada iz Kabineta fizike. Kako je sada označeno, iz Kabineta fizike bi se prebacilo u Zbornicu. Da želimo prebaciti 3 komada, kliknuli bi na: Prebaci sve.
ZAŠTO?
Najviše muke nam je u standardnim programima stvarao kompliciran način pridruživanja sredstava lokacijama. Isto je bilo frustrirajuće i trebalo je biti izmijenjeno kako bi postupak postao znatno prihvatljiviji.
[1] Praćenje po odgovornim osobama će biti ubrzo uključeno u program.
[2] U ovom školskom primjeru smo upisali samo tri lokacije.
[3] Ne moramo se bojati povećanog upisa, jer se sredstvo (inventurni broj) jednostavno kopira, a novome se izmjeni inventurni broj.
[4] U slučaju da unesemo istu iznos Nabavne i Sadašnje vrijednosti, formirati će se samo jedna temeljnica(Nabava).