OVLADAVANJE S LABIS 8 PROGRAMOM ZA OBRAČUN O.D.
3. UNOS NOVOG ZAPOSLENIKA I VEZANIH PODATAKA
ŠTO?
Iako je Vaš serviser prebacio sve podatke u program, povremeno se pojavi potreba za unosom novog djelatnika i vezanih podataka. To je novi upis i sastoji se od:
1. Upis matičnih podataka zaposlenika.
2. Provjera da Općina prebivanja sadrži ispravno upisan iznos pretporeza.
3. Odabir Skupine poreza i doprinosa kojoj pripada novi zaposlenik.
4. Upis Banke na koju novi zaposlenik prima plaću (ukoliko ista već nije upisana), te upis žiro računa na koji će novi zaposlenik primati plaću.
5. Upis koeficijenta 3. stupca koji pripada novom zaposleniku.
6. Otvaranje Elementa koji će novom zaposleniku biti pridružen u: Bruto i neto elementi (ukoliko isti već nije upisan). Ovdje upisati samo one bruto i neto elemente novog zaposlenika koji se odvijaju kroz više perioda (mjeseci), traju kroz cijeli mjesec i upisuju se u iznosu.
7. Upis iznosa za svakog od navedenih elemenata.
8. Upis podataka o broju i iznosu obročnih otplata isporučiocu (kreditoru).
9. Pridruživanje novom zaposleniku eventualnih sindikalnih članarina.
10. Otvaranje novih fiksnih obveza novog zaposlenika i upis iznosa svake od tih obveza.
11. Upis kreditora kome novi zaposlenik otplaćuje kredit (ukoliko isti prethodno nije upisan), te upis podataka o broju i iznosu anuiteta te iznosu i količini do sada otplaćenih anuiteta.
12. Pridruživanje Osobnih odbitaka koji pripadaju novom zaposleniku.
13. Upis koeficijenta II stupca.
KAKO?
a) Otvaramo program
b) Odabiremo: Obračun plaća
c) Odabiremo:
Zaposlenici
d) Odabiremo: Kliknemo na odabranog radnika, te na jedan od šest tabova na vrhu ekrana.
Šifra radn. 8
Ime i prez. ŽAŽABRUŽIĆ
FILOMENA
OIB 42224859003
JMBG 1710980386904
Spol Ž
Šifra IP-a 1 (Ostvaruje osobni odb.)
Datum rođ. 17.10.1980.
Adresa pr. Javorova
4
Mjesto prebiv. KAŠTEL STARI
Unosimo Matične podatke
iz gornjeg izmišljenog primjera, po kolor-kodiranim grupama. Isti kolor-kodovi
su zadržani i u donjem prikazu. 
Ispod je prikazan unos podataka u grupi: Općine i banke (označen zeleno)
Ispod je prikazan unos podataka u grupi: Koeficijent i staž:
ZAŠTO?
Unos podataka je, ako pogledamo formu: ZAPOSLENICI, grupiran u dvije gujavice:
- U gornjem dijelu forme, ispod izbornika, te
- U donjem dijelu iste forme.
Podaci koji se unose u gornjoj gujavici su jasni i nedvojbeni. Programer je njihov unos osmislio kako je prikazano. Tu nema ni dilema ni odstupanja ni potrebe za objašnjenjem.
Podaci u donjem dijelu traže objašnjenje ukoliko nam je važno shvatiti način unosa. Pogledajmo kako je predviđen unos. Isto je prikazano na donjoj slici, grupirano za gornju i donju izbornik-gujavicu.
Bačvicama su prikazane datoteke odnosno tabele,tj. skupovi podataka iz kojih povlačimo podatke u program. Da bi mogli povući neku Banku u program, ista mora sa svim potrebnim podacima prethodno biti unesena u bačvici Banke.Ostali dio unosa koji je jednoznačan za određenog zaposlenika ćemo, uz odabranu Banku dopuniti kroz modul ZAPOSLENICI:
Na donjoj slici je prikazana povezanost podataka sadržanih u: Banke (za isplatu plaće) sa podacima iz: Općine i banke (U Zaposlenici).
Ilustrirano je kako program, kod postavljanja kvačice na polje: Uključen u zbirni neto, uzima sadržaj upisa: Poziv na broj odobrenja iz Banke, a kad kvačice nema, navedeni sadržaj preuzima iz Zaposlenici (Radi toga, kad nema kvačice, Poziv na broj odobrenja mora biti upisan u Zaposlenici).
Za ovih osam zaposlenika će porogram izraditi šest virmana, jer su po dva zaposlenika kod dvije banke uključeni u zbirni neto. MATIĆ DORA umjesto plaće prima naknadu za komplikacije u trudnoći. Zaposlenicima su pridruženi 10-znamenkasti (izmišljeni) žiro računi od 1111111111 do 8888888888.
Pogledajmo koji podaci učestvuju u izradi virmana za plaću kod banke za KAPOV EDU i PAVLOV NINA. . Uočimo koja polja određuju hoće li se izraditi zajednički ili posebni virman.
Kao i kod Banke, ne možemo direktno upisati Kreditora, već istoga povlačimo iz bačvice Kreditori. Ako ga nema u toj bačvici treba ga prethodno upisati. Tek nakon što se pojavi u bačvici:Kreditori, moguće ga je povlačiti prilikom definiranja Kredita zaposlenika.
Ako pažljivo pogledamo shemu s bačvicama (na početku prethodne stranice) uočavamo da i Kreditori (kao i Banke) prethodno povlače podatke i iz bačvice: Vrste obustava. Pogledajmo naše podatke o kreditima popunjene prema gornjem objašnjenju:
Naš shematski prikaz bačvica[1] prikazana na početku prethodne stranice sada možemo prikazati popunjen s podacima iz našeg primjera (naredna stranica):
Sada imamo dovoljno podataka da možemo razmisliti o što lakšem i bržem unosu podataka. Odredimo jasne kriterije što unositi u formi ZAPOSLENICI u grupe Bruto elemenata i u grupi Neto elemenata.
Da bi to odredili, pogledajmo gdje bi bilo najzgodnije u programu unositi ELEMENTE. Najprije sistematizirajmo načine obračuna Elementa:
a) Po koeficijentu 3. stupca
b) Po koeficijentu 2. stupca
c) Po nekom od propisanih prosjeka
d) Po iznosu.
Po koeficijentu 3. stupca se obračunava redoviti rad i tzv. „neproduktivni“ elementi:
a) Redoviti rad
b) Godišnji odmor
c) Bolovanje do 42 dana
d) Praznik
Po nekom od prosjeka se obračunavaju:
a) Bolovanje iznad 42 dana
b) Bolovanje radi povrede na radu
c) Obvezni porodiljni dopust
d) Rodiljni dopust
e) Komplikacije u trudnoći
f) Dopust za dijete s poteškoćama u razvoju
Elementi koji se obračunavaju po iznosu
• Putni troškovi.
Neovisno o načinu na koji smo navikli unositi elemente
(što ne moramo mijenjati), optimalan je unos na tri mjesta u programu:
» ZAPOSLENICI: sve što će se ponavljati više punih mjeseci, traje cijeli mjesec i unos je u iznosima.
»
» PRIPREMA: unos u r. satima po Koeficijentu II stupca.
»
» OBRAČUN: u r. satima po Koeficijentu III stupca uz upis datuma te unos onih elemenata koji bi trebali ići u ZAPOSLENICI ali traju manje od punog mjeseca.
Najsporiji je unos u OBRAČUN, jer svaki element treba i datumski raspoređivati. Stoga u OBRAČUN treba unositi samo ono što ne može ići u druga dva (brža) mjesta unosa.
Nama se čini da je unos u PRIPREMA jednostavan. PRIPREMA automatski obračunava elemente po koeficijentu 2. stupca. Stoga je unos kroz PRIPREMU poželjan za sve Elemente koji maju karakter DODATAKA, koji variraju po mjesecima i za iste treba dostavljati posebne tablice. PRIPREMA automatski izrađuje rečene tablice, stoga je sve Elemente za koje treba dostavljati tablice uputno dostavljati kroz PRIPREMU. Slijedi: Kroz PRIPREMU upisujemo sve elemente koji se proračunavaju po koeficijentu 2. stupca i za koje moramo dostavljati tablice.
Obzirom na potrebu upisa datuma za Redoviti rad i neproduktivne elemente, iste moramo upisivati kroz OBRAČUN. Što ostaje za upis kroz ZAPOSLENICI? U ZAPOSLENICI bi trebalo upisivati sve ono što jednom upišemo, pa možemo zaboraviti.
Da bi ovaj princip zadovoljili tu smijemo upisivati samo one Elemente koji traju čitav mjesec. Elemente koji traju čitav mjesec upisujemo u iznosu i isti se neće mijenjati iz mjeseca u mjesec.
Ukoliko pak neki element traje kraće od mjesec dana iznos tako upisanog elementa se svaki mjesec mijenja, pa upis ne zadovoljava uvjet: „upiši i zaboravi“. Stoga ako je takav slučaj (trajanje Elementa je kraće od mjesec dana) bolje je Element upisati kroz OBRAČUN ili PRIPREMU, ovisno radi li se o Elementu 2. ili o Elementu 3. Stupca.
Prema
tome, svi „bijeli“ Elementi iz gornje tabele bi trebali ići kroz PRIPREMU a
većina „žutih“ kroz ZAPOSLENICI.
Konačna tablica poželjnog unosa je prikazana na donjoj slici. U ZAPOSLENICI se unose svi oni Bruto i Neto elementi koji traju čitav mjesec (žuto). Iste Elemente, ako traju samo dio mjeseca (recimo: Početni i zadnji mjesec Bolovanja preko 42 dana te materinstvo) treba unositi kroz OBRAČUN uz upis kalendara (Prikazano modro). Dodaci koji su svaki mjesec različiti idu u PRIPREMU (zeleno).
Ovo razmišljanje sugerira kako bi bilo razumno unositi Elemente sa što manje truda i pogrešaka.
Međutim, često imamo situaciju da smo dugotrajnim radom usvojili određeni način razmišljanja, s istim ovladali, postao nam je navika i isti nas zadovoljava.
U tom slučaju nema potrebe mijenjati navike koje daju dobre rezultate. Mirno možemo nastaviti s usvojenom praksom. Osim nešto većeg utroška radnog vremena - za dobivanje istog rezultata – ništa drugo nismo izgubili. Program podržava i postojeći, kao i predloženi način rada.