OVLADAVANJE S OPTIMUS – FIN PROGRAMOM

1. UVOD

Karakteristika financijskog knjigovodstva i analitičkih knjigovodstava korisnika proračuna je visok nivo standardiziranosti. Svi korisnici primjenjuju isti kontni plan, iz njega izviru isti oblici knjiženja poslovnih događaja, isti su rokovi za predaju financijskih izvješća, koja su opet istog, propisanog oblika i sadržaja.

Još je jedan zajednički element; radnje koje se stalno ponavljaju. Stoga od  programa, očekujemo:

§ Automatiku knjiženja iz analitičkih knjigovodstava u glavnu knjigu,

§ Automatizaciju radnji koje se ponavljaju:

o knjiženje faktura po ponuđenim shemama knjiženja,

o knjiženje blagajne,

o …..

§ jednostavan i razumljiv pristup,

§ program koji „oprašta“ pogreške,

§ pravovremenu i raznovrsnu obuku,

§  i najviše od svega: dobru i pouzdanu podršku i servis.

Ova obuka sadrži 12 cjelina. Većina lekcija je obrađena redoslijedom:

· ŠTO treba napraviti?

· KAKO napraviti?

· ZAŠTO je to potrebno?

· Što treba napraviti je namijenjeno osobama koje poznaju Financijsko knjigovodstvo i služe se s programom; dovoljan im je podsjetnik.

· Kako napraviti je namijenjeno osobama koje su u fazi ovladavanja s programom a poznaju Financijsko knjigovodstvo.

· Zašto je to potrebno je namijenjeno osobama koje žele razumjeti logiku programa i regulativu Financijskog knjigovodstva.

OVAJ DIO JE NAJDUŽI I AKO VAM NIJE POTREBAN, SA: ŠTO i KAKO MOŽETE OVLADATI PROGRAMOM ZA SAT VREMENA.

Na Vaše računalo je serviser instalirao:

a. Program Financijsko knjigovodstvo.

b. Podatke iz baze podataka Vašeg Financijskog knjigovodstva, formirane s nekim drugim programom.

Vaši postojeći podaci su preuzeti i uključeni u novi program. Za prijelaz iz jednog u drugi program dovoljno je izlistati zaključni list (salda na kontima), te ove podatke upisati u novi program, ukoliko ih već nismo preuzeli i ugradili u novi program.

2.  POČETAK RADA BEZ POČETNOG STANJA

ŠTO?

Ovo je uobičajen način prijenosa podataka s jednog na drugi program. Prije prelaska, knjigovođa želi biti siguran da mu novi program odgovara, da mu je pružena potrebna obuka te istovremeno kroz način obuke dobiva potvrdu o stručnosti i kvaliteti podrške.

On to postiže unosom manjeg broja podataka u novi program. Tek kad je zadovoljan i uvjeren da će bez problema prijeći na novi program, prenosi podatke iz starog programa u novi.

Ukoliko pak nije zadovoljan, manji dio već unesenih podataka u novi program unosi u stari program i sigurno se vraća na postojeći način rada. To je razumno razmišljanje jer osigurava kontinuitet rada.

Zamislimo da smo se za prijelaz na novi program odlučili 1. 5.2011. Odlučili smo da ćemo tijekom mjesec dana unositi podatke u novi program a nakon toga odlučiti hoćemo li nastaviti rad u novom programu. Ukoliko isto prihvatimo, preuzeti ćemo iz starog programa podatke per 30. IV 2011.

Ukoliko ne prihvatimo, dosadašnji unos rečenog mjeseca ćemo nanovo upisati u stari program.

KAKO?

Bez obzira što u novom programu nemamo uneseno  stanje per 30. IV. 2011 (Nazvati ćemo ga: Početno stanje) normalno knjižimo sve knjigovodstvene dokumente s datumom iza 30.IV 2011.

         Potrebno je paziti da kod knjiženja prve temeljnice, odaberemo Broj knjiženja=2, umjesto ponuđenog: Temeljnica=1. (Dobro je da datum knjiženja te temeljnice postavimo iza 1.5.2011, ( 2., 3., ili 4. V. 2011.).

ZAŠTO?

Temeljnica broj 1 je rezervirana za preuzimanje stanja iz starog programa (ili zaključnog knjiženja iz prethodne godine).