3. KORISNIK APLIKACIJE
ŠTO?
Nakon što Vam serviser instalira programe i podatke, ove druge svakako provjerite.
KAKO?
Najprije otvorimo i provjerimo Korisnik aplikacije (Ukoliko ste već kroz OPTIMUS obradili O.D., radnje iz ovog poglavlja su tamo opisane te ih ovdje možete preskočiti). Kako je prikazano, isto aktiviramo na lijevom izborniku. Na dnu izbornika je posebno istaknuta grupa koja označava programe koje odabiremo u prvom koraku, nakon upućivanja OPTIMUS programa.
Nakon toga su (pomaščene) programske grupe (Klikom na mali plusić ili minusić ispred pomaščenog teksta iste možemo sabiti ili raširiti) (ovdje ih ne vidimo), a unutar istih su stavke – aktivnosti – koje želimo izvršiti. Proces se odvija na način:
1.Startamo program
2. U Zajednički šifarnici odabiremo: Korisnik aplikacije – otvara se donji prozor.
3. Kliknemo na plusić s lijeve strane da nam se na listi otvore platitelji
Na desnom izborniku je popis zadataka koje želimo aktivirati (Na gornjoj slici prikazani su: Umetni, Izmjeni, Briši, Kopiraj. Aktivirati će se ona stavka koja je pomaščena (Na prikazanoj slici: OSNOVNA ŠKOLA BENE) i nad njom će se izvršiti odabrani zadatak. Odabiremo: Izmjeni
4. Kliknemo na Izmijeni s desne strane – otvara se donji ekran (nazivamo ga: prozor ili forma). Njegov naziv je: Korisnk aplikacije
5. OIB ustanove mora biti upisan i u polju: OIB ovlaštene osobe. U oba polja mora biti upisan isti OIB.
6. Kontakt telefon mora biti upisan u točno po šabloni: +DDD(PP)TTTTTT (Znak: „+“, zatim: troznamenkasti predbroj države, zatim: dvoznamenkasti telefonski predbroj (bez vodeće nule) u okruglim zagradama: te telefonski broj od šest znamenki (bez crtice ili razmaka. Ispravan upis je prikazan u polju: Kontakt fax.
7. Kliknemo brzo dva puta na odabranog platitelja (kafeno kolce) i otvara nam se ponistrica: Podaci o isplatnim Žrn-ima korisnika.
8. Ako želimo izmijeniti nešto u: Podaci o isplatnim Žrn-ima korisnika, kliknuti ćemo na crno jaje na dnu forme i izmijeniti što treba.
9. Za pogledati drugog platitelja, zatvorimo otvorenog platitelja (na crveni "X" u desnom gornjem uglu), i brzo dvokliknemo na drugog platitelja.
Ukoliko želimo analitiku knjižiti ne samo na petom, već na petom i na šestom nivou, treba u polje: Analitika u računskom planu umjesto sada upisanog: 5, upisati: 6. Upozoravamo da proširenje kontnog plana uvođenjem šestog nivoa može stvoriti probleme i otežati korištenje mogućnosti programa.
ZAŠTO?
Zato što ste Vi odgovorni za ispravnost Vaših računovodstvenih podataka.
4. ČIŠĆENJE SUVIŠNIH STAVKI U KONTNOM PLANU
ŠTO?
Vaši matični podaci (Kontni plan i Partneri) su preuzeti iz Vašeg starog programa. Ukoliko to već niste učinili, dobro je izbaciti iz Kontnog plana one stavke koje se ne odnose na škole. To nije uvjet, ali bi Vam olakšalo rad.
Osim toga treba upisati neka nova konta (Ne zaboravite izmjene od 1.1.2011.)
KAKO?
Prethodno se posavjetujte sa serviserom; ako niste otvarali posebna konta na šestoj razini, serviser će Vam lako „podmetnuti“ pročišćen Kontni plan.
Unosimo novo konto kao na slici. Na kraju: Spremi i zatvori ili: Spremi i dodaj novi.
ZAŠTO?
Dobro bi bilo kontni plan koji sadrži više od 2.000 stavki svesti na razumni broj od par stotina stavki. Time bi se odteretio program, ubrzao rad te olakšalo pretraživanje i pristup stavkama. Najbolje bi bilo brisati sva konta koja pripadaju nadređenoj (četveroznamenkastoj, troznamenkastoj ili dvoznamenkastoj) podskupini.
Također Kontni plan mora uvijek biti ažurno usklađen s uputama nadređenih organa.
5. PRIDRUŽIVANJE KONTU OZNAKE: G.KNJIGA, KUPAC ili DOBAVLJAČ
ŠTO?
Svako konto u Kontnom planu mora prije početka knjiženja faktura biti označeno kao konto koje se tretira kao:
1. Glavna knjiga,
2. Kupci,
3. Dobavljači.
U bilančnim skupinama Obveze i Potraživanja treba onim kontima koji su saldakonti pridružiti odgovarajuću oznaku (Kupci ili Dobavkljači) u polju: Naziv aktivnosti.
Dok s ovo ne učini ne smije se početi s unosom faktura, jer u protivnom iste nećemo moći proknjižiti u Glavnu knjigu.
KAKO?
Pozicioniramo se na određeni konto, aktiviramo: Izmjeni te otvorimo: Šifra aktivnosti i odbiremo jednu od tri ponuđene stavke. Završavamo sa: Spremi.
Na gornjoj slici su prikazana konta kojima je dodjeljen status Dobavljači (ljubičasto ojajena) te konta koja tek treba srediti (crveno jaje).
ZAŠTO?
Koja su konta saldakonti?
To su konta uz koje su vezani određeni partneri (Kupci ili Dobavljači). Da bi podaci s fakture nekog partnera (Dobavljač ili Kupac) bili ispravno proknjiženi u Glavnoj knjizi potrebno je programu naznačiti da to treba napraviti.
Otvaranjem konta označenog kao: Glavna knjiga slijedi proces knjiženja, međutim otvaranjem konta koje ima karakter saldakonta program nam mora ponuditi partnere koji su vezani uz taj konto te nakon toga omogućiti knjiženje na istome.
6. DOKUMENTI ZA KNJIŽENJE
ŠTO?
Potrebno je popuniti odgovarajuću tabelu u Dokumenti. Stavke od 1 do 5 ne smijemo brisati, jer iste su obavezne za normalan rad programa.
Svakom novom nalogu potrebno je pridružiti novu oznaku dokumenta.
KAKO?
1. Odabiremo: Dokumenti u lijevom izborniku.
2. Odabiremo: Umetni na desnom izborniku.
3. Otvara se forma:DOKUMENT. Upisujemo Šifru i naziv novog dokumenta.
4. Kliknemo na kvadratić s tri točkice koji nam otvara izbor.
5. Odabiremo: Temeljnica.
6. Prije završetka ne smijemo zaboraviti otvoriti kućicu: PS (Početno stanje) i odrediti hoće li se ova vrsta dokumenta pojaviti u početnom stanju ili ne. (Kako je plaćanje preko županije knjiženje iza koga ne slijedi dodatni poslovni događaj mišljenja smo da ova jdokument ne treba ići u početno stanje.
Na gornjoj slici smo predvidjeli posebne dokumente za knjiženje plaće i drugog dohotka.
ZAŠTO?
Program svakom Dokumentu na početku dodjeljuje redni broj 1. Nakon toga diže redni broj u okviru svake od vrsta dokumenata.
Iz toga slijedi da svaku od odabranih vrsta dokumenata treba odlagati u posebne registratore. Na svaki uloženi dokument treba ručno upisati redni broj dokumenta koji isti ima u računalu.
Registrator sadrže sve dokumente jedne grupe dokumenata u jednoj poslovnoj godini.
7. UNOS ORGANIZACIJSKE JEDINICE (KO DAJE SREDSTVA)
ŠTO?
U tabeli Organizacijske jedinice upisujemo raščlanu po želji. Svaka proknjižena stavka će dobiti svoj indikator, i prema istome možemo u određeni izvještaj „sakupiti“ samo one stavke koje želimo imati u određenom izvještaju.
Namjena ove tabele je da se mogu prikazati stavke pojedinog izvora sredstava (financijera) jer on traži izvještaj o utrošku sredstava koje nam je dostavio.
Stoga je logika da ova tabela sadrži stavke koje određuju naše financijere (izvore sredstava).
KAKO?
Postupak je potpuno isti kao u prethodnom poglavlju. Ilustrirajmo unos stavke koje je naziv: ŽUPANIJA.
Ista će biti prikazana nakon: Spremi i Zatvori.
ZAŠTO?
Ova tabela se obično ne upotrebljava sama, već u kombinaciji s drugim tabelama, što ćemo pokazati u: narednom poglavlju.
Križanjem ovih triju indikatora (uz interval datuma) možemo „krojiti“ izvještaje po želji.
8. MJESTO TROŠKOVA (GDJE SU SREDSTVA UTROŠENA)
ŠTO?
Tabela Mjesta troškova je predviđena za dobivanje detaljnijeg uvida na što su utrošene sredstva.
KAKO?
Postupak je potpuno isti kao u porethodna dva poglavlja.
ZAŠTO?
Kao što svakom nalogu pridružujemo oznaku vrste dokumenta, tako svakoj od stavaka u nalogu pridružujemo dvije oznake:
§ Organizacijske jedinice i
§
Mjesta troška.
Križanjem ovih dviju tabela dobivamo jedan skup (odabir) stavaka iz našeg knjigovodstva.
Taj odabir sadrži samo one stavke koje odgovaraju odabranoj ORGANIZACIJSKOJ JEDINICI i odabranom MJESTU TROŠKOVA[1].
Isto vidimo u gornjem shematskom prikazu.
Kad već uz svaku stavku koju knjižimo moramo upisati i dva indikatora, onda je dobro da nam isti budu i korisni.
Korist će se pokazati kad na primjer Grad zatraži (izmišljam): Zbroj svih ulaznih faktura za Materijalne troškove za III kvartal 2011.
Ulazimo u Bilancu, i zatražimo izvještaj za:
- Org.jedinica = 1 – Grad
- Mj. troška = 3 - MATERIJALNI TR.
- Dokument = 2 – Ulazni račun
- Početni dat. = 1.7.2011
- Završni dat. = 30.9.2011.
Obzirom da se od financijera mogu očekivati različiti upiti, dobro ih je unaprijed predvidjeti i u skladu s istima prirediti stavke u ORG, JEDINICE i u MJESTA TROŠKOVA.
Time ćemo izbjeći da kod svakog takovog upita ručno zbrajamo veliki broj stavki.
Ukoliko pak ne želimo koristiti navedenu mogućnost, najlakše je svugdje upisivati: Org.jedinica =1 te Mjesto troška = 1.
Ove tabele možemo formirati i na drugi način. Na primjer:
ORGANIZACIJSKE JEDINICE:
§ Centralna škola
§ Područna škola 1
§ Područna škola 2
§ Škola (cjelina)
MJESTA TROŠKOVA
§ Kotlovnica (grijanje/hlađenje)
§ Garža i vozni park
§ Obrazovanje odraslih
§ Redovita nastava
§ Ostalo
Možemo, ako nas zadovoljava uvesti samo jednu od dvije tabele, a u onoj drugoj, u svakoj stavci upisivati 1.
Neovisno što odabrali, jedino je važno paziti da su pojmovi jasni tako na ne dolazi do njihovog preklapanja niti do dilema o kojoj se stavci radi.
9. PARTNERI
ŠTO?
Partnere je serviser prenio iz Vašeg postojećeg programa prilikom instalacije OPTIMUS programa. Dobro bi bilo iskoristiti ovaj moment za njihovu kontrolu, brisanje suvišnih, i što je važnije, (ono što uvijek odlažemo) za ažuriranje svih podataka svakog od Partnera.
KAKO?
Unos novog partnwra se odvija na već poznati način.
ZAŠTO?
Ispravni podaci u Partnerima su preduvjet za ispravan redoviti rad (Adrese, žiroračuni OIB-i te ostali podaci koji osiguravaju da informacije stigne na mjesto kome je namijenjena.