OVLADAVANJE S FINANCIJSKIM KNJIGOVODSTVOM
10.UNOS ULAZNIH RAČUNA
ŠTO?
Primili smo u tri navrata četiri ulazna računa od dva partnera (dobavljača). Pogledajmo kako ih proknjižiti.
Radi
lakšeg praćenja, na računima smo naznačili shemu knjiženja.
KAKO?
Prije samog knjiženja osvrnimo se na još dva parametra koje je trebalo ranije definirati: Tip ure, (bitan nam je:URA za redovitu isporuku robe i usluga, te Vrsta iznosa, koja određuje način na koji će se knjižiti URA.
Krenimo od početka – od uključivanja programa. Na početnom
izborniku kliknemo na: Moduli.
Otvara se donji izbornik, kliknemo na: Knjiženja.
Nakon izbora modula: Knjiženja, odabiremo: URA…
te dobijamo donju listu:
Klikom na: Dodaj, otvara nam se nova URA sa popunjenim poljima: Godina, Dokument i Broj ure.
Upisujemo podatke s fakture (gornji blok ekrana) te sa: Unesi stavku, prelazimo na unos stavaka u Gl.knjigu. (donji dio ekrana).
Aktiviranjem:
Unesi stavku knjižimo (najčešće)
dvije stavke. Prva stavka uvijek treba pripadati Bilančnoj skupini: 3. Nakon
proknjižene prve stavke ponovo aktiviramo: Unesi
stavku.
Sa: Spremi i zatvori dovršavamo proces. Uočimo da je program u polje: Opis automatski ubacio sve bitne
podatke.
10-A SHEME
KNJIŽENJA
Prilikom prvog knjiženja ulazne fakture jednog partnera[1]
želimo programu narediti da ubuduće sam unosi knjiženja za G.K. na način da
kliknemo na: Kontiraj po shemi. Da bi
to postigli programu trebamo reći da elemente knjiženja ovog partnera[2]
zapamti kao Shemu knjiženja, te uz istu dopiše Opis i Iznose koje pokupi iz polja u
gornjem dijelu fakture.
Da bi programu naredili da knjiženja u G.K. ovog partnera zapamti kao Shemu knjiženja, nakon: Spremi i zatvori kliknemo na Izradi shemu i dobijemo poruku da je shema izrađena. Svrha sheme je da kod svih narednih faktura istog partnera ne moramo nanovo knjižiti stavke u Gl. Knjigu, već isto program radi automatski nudeći nam da kliknemo na: Izradi shemu.
Svaka shema se radi za odabranog partnera. Jedan partner može imati i više shema, na primjer; jedna shema je za O.S. druga za potrošni matrijal, treća za hitne intervencije i.t.d. Ukoliko kod prvog knjiženja propustimo izraditi shemu, možemo je izraditi i naknadno postavljanjem na odgovarajuću fakturu iz liste te aktiviranjem: Izradi shemu[3].
Na donjoj slici je prikazana izrada sheme za partnera: Brodomerkur, s porukom da je shema uredno izrađena.
Pogledajmo što smo dobili.
Krenimo od starta. Pristup je: Moduli/Zajednički
šifarnici/Financijsko poslovanje/Shema URA
Kliknemo na: Shema URA te na: Otvori/Kreiraj Shemu URA i dobijamo popis Shema knjiženja s
Partnerima uz koje su vezani.
Odabirom željenog partnera
dobijamo njegovu shemu.
Pogledajmo Shemu broj 4 da bi
ilustrirali malo kompliciraniju shemu
Svakom od partnera može biti pridruženo više od jedne sheme (materijalni troškovi, reprezentacija, osnovna sredstva). U tom slučaju, program nam otvara sve sheme određenog partnera, i nudi nam odabir one sheme koja odgovara tekućem knjiženju.
Objasnili smo (nadam se) Unos
Sheme. Pogledajmo kako koristiti shemu?
Unosimo fakturu, prelazimo na
donji dio ekrana, te umjesto: Unesi
stavku, kliknemo na: Kontiraj po
shemi. Programa nam otvara sve unesene sheme ovog Partnera. Lijevim dvoklikom
na odabranu shemu program automatski knjiži stavke u Glavnu Knjigu.
ZAŠTO?
Najveći dio posla predstavlja unos faktura te njihovo plaćanje ili naplata. Taj dio knjigovodstva nazivamo: Saldakonti. Stoga racionalizacija provedena u Saldakonti najviše doprinosi smanjenju količine ukupnog posla u Financijskom knjigovodstvu.
11. KNJIŽENJE IZVODA
ŠTO?
Knjiženje izvoda obavljamo jedan od tri zadatka:
1. Zatvaranje avansa (ili fakture koja još nije pristigla),
2. Zatvaranje neplaćene ili djelomično plaćene fakture,
3. Zatvaranje knjiženja u Glavnoj knjizi.
KAKO?
1. Zatvaranje avansa ili fakture koja još nije pristigla se redovito javlja na početku poslovne godine. Otvorili smo novu poslovnu godinu a još nismo zatvorili prethodnu. Na početku nove poslovne godine u istoj plaćamo fakture koje su unesene u prošloj poslovnoj godini. Stoga u novoj poslovnoj godini na izvodu imamo plaćanje a u knjigovodstvu te godine nema fakture za koju bi tu stavku vezali.
Kao primjer uzmimoizvod 112 sa donje slike, kojim su plaćene dvije fakture iz prošle godine, a početno stanje još nije uneseno u tekuću godinu.
U modulu: Financijsko Poslovanje otvaramo: Knjiženje pa Glavna knjiga. Kliknemo na: Vrste Dokumenata nakon čega dobijeamo ponudu dokumenta. Odabiremo: Izvod.
Ako se dogodi da ne vidimo kako upisati stavku, kliknemo na: CONTEXT i tada nam se otvori izbornik. Odaberimo: Unesi, i izbornik nestaje.
Nestankom izbornika program upisuje sljedeći broj odabrane vrste dokumenta (Izvodi), te prvi slobodni broj odabrane vrste dokumenta i otvara nam izbornik datuma. Klikom na: Umetni otvaramo unos stavke.
Ako prilikom izbora stavke upišemo neko od konta koji je definiran kao Salda konti (Dobavljači ili Kupci), program nam otvara izbornik za upis u polje: Naziv Partnera. Listmo gore – dole dok ne nađemo i kliknemona željenog partnera. Unos iznosa je jasan.
U
našem primjeru na jednom izvodu imamo dva plaćanja pa ćemo upisati dodatni red
na isti način.
Gornjom operacijom smo registrirali plaćanja. Program nam nije ponudio listu otvorenih faktura, jer u tekućoj godini (2012) nema otvorenih faktura koje bi zatvorili s navedena dva plaćanja. Stoga partnere i iznose upisujemo sa izvoda.
Šta će se dogoditi kada prebacimo početno stanje? U Početnom stanju se ne prebacuju fakture, već otvoreni iznos po svakomoud Partnera. Kako smo mi ovim knjiženjem platili dvama Partnerimja to će njihov saldo u 2012. Biti nula. Uspoređujući datum fakture i plaćanja, vidimo da se u našem primjeru nismo pretrgli od žurbe za platiti fakturu.
Prikažimo
ovo knjiženje u Dnevniku Glavne Knjige:
Ovo
je prilika za ponovo se podsjetiti na polje: Aktivnosti u Glavnoj knjizi, koje određuje hoće li se otvaranjem
odgovarajućeg konta knjižiti u Glavnoj knjizi ili u saldakonti.
2. Zatvaranje otvorene fakture vršimo s više automatizma. Kako je faktura otvorena u tekućoj poslovnoj godini stavke sa izvoda se imaju za što vezati. Primjer je knjiženje izvoda 118. U ovom primjeru je i faktura i njezino plaćanje vrši u 2011. godini.
Na: Financijsko poslovanje, pa: Glavna Knjiga pa: Knjiženja pa: Vrsta dokumenta = 4, otvara se: Unesi
Unosimo datum i klikom na: Unesi unosimo promet žira. Kliknemo na: Otvorene. Prikazuje se popis svih otvorenih
faktura. Odabiremo željenu i zatvaramo sa: Zatvori
stavku.
Nakon što smo isto napravili
za obe stavke, vidimo da su te fakture nestale s liste otvorenih stavki, jer se
nalaze u novonastalom dokumentu[4].
3. Zatvaranje
knjiženja u Glavnoj knjizi nije potrebno
posebno objašnjavati, ovisno o odabranom protukontu žiro-računa pojavljuje se
partner (ako je saldakonti konto) a u protivnom treba upisati protukonto. Dakle
to je normalno knjiženje izvoda u Glavnu Knjigu.
4. Dorada zatvaranje stavki iz prethodne godine (Povezivanje stavki).
Zatvorivši potraživanja dobavljača iz prethodne godine još
nismo programu jednoznačno rekli da su time zapravo zatvorene određene fakture.
U izlistu dobavljača nemamo otvorenih obveze ali se u izlistu faktura još prikazuju
otvorene stavke. iOtvaramo: Knjiženja
i Zatvaranje Stavaka 
Da bi zatvorili otvoreni iznos odabiremo: Zatvaranje stavaka. Program nam nudi listu Partnera, te listu faktura od aktivnog (odabranog) Partnera (Brodomerkur). Kliknemo na ikonu: Poveži stavke Program podastire listu svih neplaćenih ili nepotpuno plaćenih faktura tog Partnera. Postavljamo se na željenu stavku i kliknemo na: Zatvori stavku.
ZAŠTO?
Automatizacijom kontiranja faktura te automatskim zatvaranjem plaćanja smo znatno ubrzali i olakšali svakodnevni rad.
Mogućnost da osim zatvaranja fakture na samom izvodu, posebnom rutinom naknadno zatvorimo avansno plaćene fakture ili fakture još neprenesene iz prošle godina nam omogućuje uredan rad i brigu o saldakontima.