Najprije pogledajmo u čemu je razlika između dosadašnjeg rada na Vašem programu za obračun plaća i COP-a. Razlika je u tri elementa:

• Veliki dio postojećih podataka (šifarnici - tabele) ne treba unositi ni ažurirati, o tome brine FINA,
• Program i podaci nisu na Vašem računalu, o njima brine i čuva ih FINA,
• Pristup programu je vezan za pristupnu lozinku i čitać kartice, a ne uz računalo.

Osnove osiguranja, vrste posla, općine i pripadajuće stope prireza, uplatni računi, porezne stope, radna mjesta, mjesečni fond sati, osnovice, i druge grupe podataka više nisu Vaša briga. Te podatke (nazivamo ih: šifarnici ili tabele), kao i druge podatke koji su zajednički svim školama prirediti će i ažurirati FINA.

Prilikom obračuna dovoljno je odabrati odgovarajuću stavku iz izbornika - ponude. Ako Vam se ovo i ne čini puno na prvi pogled, sjetimo se kako nastaju problemi ukoliko unosimo veličine koje su se u međuvremenu promijenile, a mi to nismo pravovremeno ažurirali (na primjer: stope prireza općina).

Do sada je računovodstveni radnik morao sam  voditi brigu o programu i o podacima. česta ažuriranja programa, preuzimanje novih verzija i čuvanje kopija podataka na rezervnim lokacijama. Sve je to odnosilo vrijeme i usporavalo redovirti rad.
Koncept COP-a je da se s jednim programom istovremeno služi veliki broj korisnika (škola i drugih ustanova), svaki sa svojim podacima. Taj program, kao i datoteke s podacima svih korisnika nalaze se na računalu FINE  (to računalo nazivamo: server). Svaki korisnik (škola) dobija jednu ili više pristupnoh lozinki i u bilo kojem ternutku, s bilo kojeg računala može se priključiti na server. Djelatniku lozinka omogućuje pristup programu i svojim podacima. Podaci korisnika se sastoje od:

• Zajedničkih podataka koje ažurira FINA,
• Podataka o djelatnicima koji se preuzimaju iz Registra zaposlenih,
• Podataka o elementima i satima odrađenim u toku mjeseca,
• Ranijim obračunima i odgovarajućim pregledima.

Obzirom da se program i svi podaci vezani za obračun plaće nalaze na serveru, računovodstveni radnik ne mora tim podacima pristupati samo s jednog, već s bilo kojeg računala koje utipka lozinku za pristup serveru.  Lozinka može biti određena šifra ili će, obzirom da FINA zahtijeva veću razinu sigurnosti, biti ugrađena u memori-stik. Kad memori-stik s ugrađenom lozinkom (nazivamo je certifikat), priključimo na  računalo u koje je prethodno ugrađen odgovarajući softver i nakon što utipkate Vaš PIN, omogućen Vam je pristup serveru.

Posao na COP-u će se odvijati kroz nekoliko faza:

1. Unos i ažuriranje podataka u Registru zaposlenih (ustrojen 5. V 2011.),
2. Podnošenje zahtjeva za pristup COP-u,
3. Dobijanje memori-stika s certefikatom, povezivanje na vlastito računalo i pripremne radnje za spajanje računala sa serverom.
4. Unos djelatnikovih podataka o radu (elementi s brojem sati).
5. Pokretanje obračuna, pregled obračuna, kontrola i ispravci,
6. Ispis potrebne dokumentacije.

 Šta je zapravo izmijenjeno?

Manje je unosa, o ažuriranju šifarnika brine FINA, otpada nadogradnja novih verzija programa jer i to vrši FINA, otpada prenos i čuvanje podataka, oni su na računalu FINE, podatke možete unositi i obračunavati plaću s bilo kojeg računala.

Zapravo je lakše nego prije, jedino što se ne mijenja je kako osigurati ispravan obračun? I to je osigurano, jer je dovoljno, u slučaju bilo koje nedoumice ili nelogičnosti, kao i  do sada spojiti se s računalom AP-Splita, te dobiti pomoć i podršku. Stoga se, bar što se COP-a tiče nije potrebno brinuti. Uskoro će Vam biti dostupne upute za rad s COP-om, a AP-Split Vam je stalno na raspolaganju.

Što se odgovornosti tiče, moguće su različite situacije. Sve ovisi o načinu kako ispunimo pristupnicu. Moguć je odvojen unos podataka i obračun za matičnu i za područnu školu (ili područne škole). U svakoj od navedene dvije situacije moguće je:

• Da računovođa može unositi obustave, evidenciju radnog vremena a da mu je osnovna uloga obračunavanje plaće.
• Da uz gornja prava računovođe, i evidentičar  smije unositi evidenciju radnog vremena i obustave.
• Da uz gornja prava računovođe, evidentičar smije unositi samo obustave.

Evidentičar može u velikim ustanovama s puno zaposlenih biti poseban djelatnik, a u manjim ustanovama poslove evidentičara (ako želimo) može obavljati tajništvo. 

Trenutnu zabrinutost računovođa uzrokuje nepovjerenje u ažurnost podataka koje je tajništvo upisalo u Registar zaposlenih. Do sada je, za sve podatke o kojima ovisi plaća, bio odgovoran računovođa. Sada su, osim podataka o odrađenim satima po elementima, svi podaci van računovodstva. Problematična može biti jedino ažurnost Registra zaposlenih. Za biti miran i siguran da su svi podaci u Registru ažurni, najlakši put je obratiti se koordinatoru COP-a u školi (Imenovan, skupa s članovima COP-tima, odlukom temeljenom po okružnici Ministarstva uprave RH: KLASA: 120-01/12-01/0043, URBROJ: 515-06-01-01/1-38, od 27. veljače 20133).

 

 Tu se u razgovoru s kolegama može dobiti informacija o ažurnosti podataka škole u Registru.

Razvoj COP programa  će ići će korak po korak. U ovom,  prvom koraku, COP osigurava obračun OD-a, dok će obračun Drugog dohotka biti  uključen u sljedećoj fazi. Obzirom da COP obuhvaća plaće isplaćene preko Riznice, ne očekuje se da će u COP biti uključene plaće i naknade koje se isplaćuju iz vlastitih sredstava. Mislimo da će se za to i dalje koristiti postojeći program obraćuna plaće.

 KORACI ZA PRIJELAZ NA COP  
Prvi korak je imati sređen i ažuran Registar zaposlenih. Iz kontakata s našim korisnicima stječe se dojam da tajnice, radi operativnih dnevnih poslova, ažurnost Registra zaposlenih  stavljaju u drugi plan. Mišljenja smo, da kada počne obračun plaća u COP-u to više neće biti moguće. Obračun plaća se naslanja na podatke iz Registra zaposlenih, a ne kao što je do sada bio slučaj, da računovođa unosi u računovodstveni program iste one podatke koje je tajnica upisala u Registar zaposlenih. Ravnatelji bi trebali naglasiti ovu povezanost. U protivnom ćemo, kao posljedicu neažurnog Registra zaposlenih, dobiti neispravan obračun O.D.-a, za što će se po inerciji, odgovrnost prebacivati na računovodstvo. .

Drugi korak je osiguranje infrastrukture: računalo s tvrdim diskom od 200 Gigabajta ili više, monitor razlučivosti 1024 x 768 ili kvalitetnije, te pristup Internetu (što sigurno već imate) i podnošenje zahtjeva za pristup COP-u.

Zahtjev se podnosi ispunjavanjem PRISTUPNICE kojom se od FINE dobija pristup COP-u pomoću memori-stika sa ugrađenim certifikatom i uz upis dobijenog PIN-a..

 

Pristupnicu se može  preuzeti klikom na link: Pristupnica za COP. Tamo se povežite na PDF datoteku: Pristupnica za COP. Odštampajte, pečatite je, potpišite i dostavite FINI.

Pristupnicu za određenog djelatnika možemo ispuniti na tri načina:

Rekli smo da odgovarajućim ispunjenjem pristupnice određujemo prava rada s podacima za čitavu ustanovu ili samo za određenu organizacionu jedinicu (područna škola). Posebnu Pristupnicu ispunjavamo za svakog djelatnika kojemu želimo dati bilo koje pravo pristupa podacima. Odgovarajućim ispunjenjem Pristupnice odabiremo jednu od tri moguće razine prava pristupa. To su:

• COP - obračun plaća,
• COP - evidencija radnog vremena i evidencija obustava,
• COP - samo evidencija radnog vremena.

Prije nego pogledamo prava koja dobijamo izborom određene vrste certifikata, naglasimo da podatke koje zovemo: šifarnici ili tabele. više ne održava škola već FINA. Na primjer: šifre i nzive Radnih mjesta, Školske spreme, Porezne stope i prelomne iznose, Šifre i nazive općina sa pripadajućim stopama prireza, Vrste i nazive doprinosa sa stopama, Šifre i nazivi olakšica sa parametrima, Banke, Osnove osiguranja, Bruto i neto elementi... sve te zajedničke šifarnike održava FINA.

Obzirom da se obračun sastoji iz podataka unesenih kroz Registar zaposlenih i kroz COP u nastavku su tabele za oba programa. Na istima su prava ovisna o Obzirom da se obračun sastoji iz podataka unesenih kroz Registar zaposlenih i kroz COP u nastavku su tabele za oba programa. Na istima su prava ovisna o izboru certifikata.

Vidimo da je omogućeno, da uz certifikat za obračun plaće (računovođa) još neko (evidentičar) može dobiti pravo (certifikat) unosa podataka dnevene evidencije radnog vremena te obustava. poznavajući količinu posla u školama na ovom dijelu unosa , verziranost računovođa i njihovo duboko poznavanje problematike, ne vidimo razlog za za uvađanje Evidentičara. Razmišljamo da za ovo postoje samo dva razloga; ili je taj dio programa FINA kopirala iz već razrađenog COP-a za puno veće ustanove (bolnice), ili je namijenjeno smanjenju posla računovođe, odnosno budućoj pripremi outsourcinga.

Detaljniji prikaz radnji ovisnih o certifikatu, kako za Registar zaposlenih, tako i za COP je prikazan na donje dvije tabele.

 

Treći korak je dobijanje memori-stika s certefikatom, povezivanje na vlastito računalo i pripremne radnje za spajanje računala sa serverom. Uputa za instalaciju se nalaze na web-stranici FINE naznačenoj na priloženom dokumentu dobijenom uz PIN. Nakon instalacije softvera   (ActiveIdentity - ActiveClient) na Vaše računalo, Vašim podacima u COP-u može pristupiti samo računalo na kome se nalazi:

• Instaliran program za pristup serveru (server je računalo na kojem se nalaze Vaši podaci),
• Umetnut memori-stik s ugrađenim certifikatom za pristup COP-u.

Inicijalni PIN koji Vam je dostavljen na popratnom dokumentu je preporučljivo izmijeniti na način da ga jedino Vi znate i da Vam je lako pamtljiv (nije zapisan na zadnjem listu stolnog kalendara, na unutrašnjoj stijenci ladice radnog stola ili na papiriću ispod plastične platforme za olovke u gornjoj tankoj ladici, niti je naljepljen na unutarnjoj stijenci vratnice od kase, koja je ionako uvijek otvorena). Potreban je poseban certifikat za pristup Registru zaposlenih,  a poseban za pristup COP-u. Još je zgodno sve certifikate (E-FINA, E-porezna, COP, Registar zaposlenih i sl.), ako o istima brine jedna osoba, imati ugrađene na jedan memori stik.

Ukoliko se COP-u (ili Registru zaposlenika) želi prići s više računala, potrebno je na svako računalo instalirati softver za pristup. Kada na neko računalo priključimo medij s certifikatom, možemo se spojiti na COP. Ovde se ne damo zbuniti: za pristup je potreban odgovarajući softver na računalu i certifikat ugrađen na stik ili memorijsku karticu. Namjerno kažemo: ugrađen, jer se certifikat ne može pregledati, kopirati ili mijenjati kao sadržaji "normalnih" datoteka. Certifikat je "zaključan" na medij na kome je dobiven, i na drugi medij se prebacuje posebnim procesom koji istovremeno briše certifikat sa izvornog medija. Ako se na pristupnici zatraži više certifikata, oni se dobijaju na jednom memori-stiku, pa gornje prebacivanje certifikata postaje suvišno. Budete li imali problema s pristupom COP-u ili nekom drugom E-servisu FINE, ili Vašoj banci nazovite nas, to obično riješimo dok kažeš: "keks". 

Četvrti korak je unos elemenata s pripadajućim satima ostvarenim u tekućem mjesecu za svakog djelatnika.

Peti korak je pregled obračuna, ispravak ili dodavanje manjkavih podataka, te korekcija obračuna.

Šesti korak je ispis potrebne dokumentacije.

Kao zaključak možemo reći da uz prilagođenu obuku koju će osigurati A P - Split, te uz stalnu podršku koju, osim za instalirani program OD-a proširujemo i  na COP, škola ne treba očekivati većih problema. Problemi će se vjerovatno pojaviti u tri segmenta, na koja ne možemo utjecati:

1. Dok se čitava telekomunikacijska struktura ne stabilizira, u početku se  mogu očekivati zagušenja mreže i usporavanje normalnog rada. Za ovaj stav nemamo nikakvu podlogu, možda opečeni svjedodžbama pušemo i na hladno. Međutim svjedožbe nisu projekt FINE i nije u redu iz njega donositi zaključak da će se ista situacija ponoviti i kod FINE. 
2. Ispravan i pravovremen obračun plaća više ne ovisi samo o računovodstvu,  već i o ažurnosti i kvaliteti Registra zaposlenih.  Podatke u Registru zaposlenih unosi tajništvo, a taj unos je osnova za obračun plaće.
3. U Registar su 30.10.2013. dodani podaci o obustavama. Iste je tajništvo do sada  unosilo  samo u arhivu, i pitanje je koliko su podaci koje posjeduje tajništvo ažurni (na primjer, višegodišnji krediti, nastali prije uvađanja digitalne arhive).

U dosadašnjem načinu rada podatke je u program za obačun OD-a upisivalo računovodstvo. Računovodstvo je moglo mijenjati, dodavati ili  ispravljati podatke u programu,  neovisno o izvorniku (tajništvo). Tako smo došli u situaciju da postoje dvije paralelne evidencije istih podataka škole: ona u računovodstvu na osnovu kojih se obračunavala plaća i podaci (izvornik) u tajništvu. Jedan dio podataka koje u Registru zaposlenika održava tajništvo nije bio potreban računovodstvu, a dio podataka koji su bili potrebni računovodstvu, tajništvo nije moglo ažurirati, jer su djelatnici, dostavljajući izmjene preskakale tajništvo i dostavljali ih direktno računovodstvu (krediti i obustave).

Kad razmatramo gdje najprije očekujemo probleme, isti su van FINE i programa COP. Nalaze se u (možda) nedovoljnoj pripremljenosti djelatnika škole da  je prijelaz na COP ozbiljna tehnološka inovacija, koja će se sigurno odraziti na organizaciji rada i obimu posla učesnika.

Nepripremljenost djelatnika škola za organizacione promjene koje donosi COP je najvažniji faktor koji može uzrokovati zakašnjenje obračuna plaće. Odbojnost koja je stvorena u školama je neovisna o FINI, telekomunikacijskoj propusnosti  ili kvaliteti samog programa. Projekt COP ovisi o sposobnosti ravnatelja, tajništva i računovodstva da pravovremeno utvrde neusklađenost Registra zaposlenika i postojećih računovodstvenih podataka, te nađu načina da se isto na vrijeme uskladi. Usklađenje i ažurnost ovih podataka je osnovni preduvjet za ispravan obračun OD-a putem COP-a.

Zabrinjava snažan negativan naboj koji je prema projektu stvoren i kod računovođa i kod tajnica, a nema trenutnih aktivnosti kojima bi se isto smanjilo.

Tajnice obvezu ažurnog održavanja Registra zaposlenika, a time i povećanje svog dijela odgovornosti za obračun plaća, doživljavaju kao povećanje posla. Sigurno da toga ima, na primjer Registar zaposlenika je proširen s podacima o obustavama (krediti i obustave) što se mora ažurirati i pratiti. Do sada je to bio samo jednom uneseni i zaboravljeni arhivski podatak. Registar zaposlenika, od objekta evidencije postaje subjekt obračuna plaća. Ili krajnje jasno rečeno: nepotpun ili neispravan Registar = nema plaće, a neažuran Registar = pogrešna plaća. Stoga mu je sada potrebno posvetiti više pažnje i držati ga ažurnim, što do sada nije bio slučaj.

 Do sada je za ažurnost računovodstvenih podataka brinulo i odgovaralo računovodstvo ponovnim upisom svih postojećih podataka u program obračuna plaća. Pri tome su se svi podaci ažurirali, neovisno o njihovom stanju u Registru zaposlenika. Jasno je da osiguranje ažurnosti podataka zahtijeva više vremena. Za pretpostaviti je da niko ne voli povećanje posla, međutim bilo bi opasno ako se pođe od pretpostavke da će se opstrukcijom odgoditi Registar. Ministar Linić je već pokazao da to neće dozvoliti. U istoj situaciji se prije par mjeseci našla Porezna uprava, pa i bolnice i nije bilo izuzetka. Radilo se na vrat - na nos, i po noći, plaća je kasnila, ali je isplaćena preko COP-a.

Druga zapreka je na strani računovodstva. Eliminiranje potrebe unosa većeg dijela podaka za obračun plaća nije dobrodošlo smanjenje obima posla već se, povezujući ga s krajnje nezgrapno najavljenim "outsourcingom", doživljava kao kopanje vlastite jame.  Shvaćeno je na način: "Tajnica će unositi podatke, COP će ih obračunavati, a mene će gurnuti u privatnika".
Potrebno je s malo više obzira i znatno više takta naglasiti da COP neće obračunavati plaću. Kao što ni postojeći program ne bi mogao sam, bez vođenja od strane računovođe dati obračun plaće, isto neće moći ni COP. Međutim, ovo treba dodatno naglasiti, i time spriječiti priličnu uznemirenost među računovodstvenim radnicima. Kao da se namjerno zaboravlja njihova i dalja obveza obračuna plaće iz vlastitih sredstava. 

Ova dva elementa, spojena skupa, iz političkih razloga ne mogu ugroziti sustav koji je u nastajanju, ali mogu škoditi ravnatelju i administrativnim djelatnicima. Mišljenja smo da je osnovna odgovornost na ravnatelju škole, i da bi on morao biti detaljno uključen u operativno stanje Registra i COP-a. Bolje prije, nego na vrat - na nos, kad dođe do neisplate plaća.

Pojavio se još jedan element čiju neprihvatljivost treba objasniti. Tajništvo bi htjelo podijeliti odgovornost za ažurnost Registra, a računovodstvo bi htjelo imati "svoj dio" u procesu, kako bi se osiguralo od "outsourcinga". Tako je stvoren zajednički stav da bi oba djelatnika trebala imati certifikat za pristup Registru zaposlenika, i svako ažurirati svoj dio. Treba pojasniti da Registar zaposlenika nije postavljen na način da je pravo unosa, izmjene i održavanja pojedinih grupa podataka vezano uz određeni certifikat. To znači da više certifikata škole, ovlaštenih za pristup Registru zaposlenih, mogu pristupati svim podacima u Registru. Drugim riječima, ne možete spriječiti ravnatelja da mijenja i briše podatke o radnom mjestu, tajnicu da mijenja podatke o olakšicama ili računovođu da mijenja adrese, godine rođenja i sl.  Stoga je jedino logično rješenje da je samo jedna osoba odgovorna za kvalitetu i ažurnost svih podataka Registra, iz čega slijedi da samo jedna osoba treba imati certifikat za unos i promjenu podataka Registra (tajnica), a samo jedna za COP (računovođa). Radi kontrole, ravnatelj bi trebao imati pravo uvida u sve djelove sustava, ali bez prava unosa izmjene podataka (editiranje). Nažalost, ovo nije podržano dokumentom po kome se dobija pristup COP-u (pristupnica).

Imamo li preporuku? Iz razgovora s našim korisnicima došli smo do zaključka da bi prihvatljiv pristup bio:

1. Računovodstvo iz postojećeg programa OD-a izlistava podatke o kreditima i obustavama, i na osnovu istih tajništvo provjerava ažurnost novounesenih podataka u Registru,
2. Tajništvo izlistava Registar, a računovodstvo s istim uspoređuje matične podatke u postojećem programu OD-a,
3. Međusobno se usklađuju podaci i kao rezultat imamo da su u Registru i postojećem programu OD-a upisani isti podaci,
4. Obračun plaće se vrši s postojećim programom OD-a (LABIS), te se isti obračun  ne mijenjajući podatke u Registru, vrši i u COP-u.
5. Analiziraju se razlike i ako postoje, utvrđuje njihov uzrok. Ako je uzrok razlika u metodologiji, o istome se obaviještava AP-Split, koji će intervenirati u FINI.  Ako je pak razlika nastala radi razlika u podacima, zajednički se utvrđuje treba li ispraviti podatke i s istima ažurirati Registar, ili se do sada u postojećem programu radilo s neispravnim podacima.
6. Nakon ispravaka unesenih u Registar ili u postojeći program, nanovo se obračunava plaća, i na isti način ispravljaju razlike dok se ne dobiju isti rezultati obračuna, po postojećem programu i po COP-u. Kod ove kontrole treba voditi računa jesu li razlike rezultat neusklađenih podataka ili razlika u različitim načinima rada obaju programa. Ne treba mimoići ni kontrolu izvještaja i dokumenata.

Gornje radnje bi se znatno smirenije provele kad bi se ova usporedba mogla izvesti u pripremnom periodu, nakon što COP bude spreman, bar jedan mjesec prije nego se "uživo" krene s COP-om. Od FINE smo  dobili uvjerenje da će COP biti operativan u terminima koji će nam omogućiti paralelni rad bar za jedan mjesec. Današnje stanje pokazuje da će isto biti ostvareno.

Ukoliko ima nejasnoća, primjedbi ili uočite pogreške u ovim razmišljanjima, molimo nazovite 021/319-816, kako bi isto pojasnili, skupa razmotrili ili ispravili.

Hvala.